Was muss bei der Erstellung einer Adressdatei für den Paketversand (DHL) beachtet werden?

Beim Paketversand mit mehreren Empfängern ist die Adressdatei ein wichtiger Bestandteil. Der richtige Aufbau ist für einen reibungslosen Ablauf im Versandprozess und die fehlerfreie Zustellung wichtig.

Bitte beachten Sie bei der Erstellung Ihrer Adressdatei die nachfolgenden 4 Punkte. Unsere Muster-Datei finden Sie ganz unten im Artikel.

1. Ihre Grundangaben: Ihre Daten sollten mit folgenden Grundangaben beginnen:

Gibt es einen weiteren Namen oder gesonderte Ansprechpartner so legen Sie diese, bitte am Ende der Datei als weitere Spalten (Name 2, Name 3) wie folgt an:

Wichtig: In der Spalte "Land" sollten Sie bereits den richtigen Ländercode hinterlegen. Wir arbeiten mit ISO 3166-1 alpha3 (Internationale Ländercodes):

Österreich = AUT | Schweiz = CHE | Frankreich = FRA | Italien = ITA | Slowenien = SVN | Tschechien = CZE | Polen = POL (weitere internationale Ländercodes finden Sie hier)

2. Internationale Sendungen: Bei internationalen Sendungen muss über eine Vorausverfügung geregelt werden, wie mit Sendungen, die nicht zugestellt werden können, verfahren werden soll. Bitte legen Sie dazu eine weitere Spalte (Vorausverfügungsoption) an und hinterlegen die gewünschte Option:

Rücksendung = IMMEDIATE
Vernichtung = ABANDONMENT

*die Kosten für eine Rücksendung trägt der Verursacher

3. Versandbenachrichtigung (optional): Wenn der Empfänger über den Versand mit Trackinginformationen informiert werden soll, legen Sie bitte eine weitere Spalte (E-Mail) mit den entsprechenden E-Mail-Adressen an.

4. Sendungsreferenz: Bitte hinterlegen Sie in einer weiteren Spalte eine Sendungsreferenz, welche auch auf dem DHL-Label aufgedruckt wird:

Als Absender Ihrer Sendung treten steht’s wir als deVega Medien GmbH in Erscheinung.

Hinweise für eine reibungslose Übernahme der Versandadressen:

• Verzicht auf ungewöhnliche Sonderzeichen (§ ,$ ,#, ‘)
• Durchgängige Angabe von Hausnummern – bei fehlender Nummer wird diese durch uns automatisch mit einer "0" ersetzt
• Durchgängige und korrekte Schreibweise der Postleitzahlen – auf eine pauschale Formatierung sollte aufgrund unserer Erfahrung, verzichtet werden (Wissenswertes zu Postleitzahlen im Ausland finden Sie unter unter diesem Link)

Wir kümmern uns um die Erstellung einer Proforma-Rechnung (für die Länder Schweiz, USA, Serbien, Vereinigtes Königreich und Andere) sowie die Erstellung der Zollinhaltserklärung (CN23) in entsprechender Ausführung. Weitere Angaben, wie zum Beispiel die Angabe der Sendungsart, übernehmen ebenfalls wir.

Bitte denken Sie daran, Ihre Excel-Datei vor dem Versand mit einem Passwort zu schützen.