Was muss bei der Erstellung einer Adressdatei für den Paketversand (DHL) beachtet werden?

Beim Paketversand mit mehreren Empfängern ist die Adressdatei ein wichtiger Bestandteil. Der Ablauf des Versands soll reibungslos und möglichst ohne weitere Kosten erfolgen, und die Sendungen müssen natürlich wie geplant beim Empfänger ankommen. In diesem Artikel gehen wir auf die nachfolgenden 5 Bereiche ein:

1. Wie muss eine Adressdatei für den Einzelversand aufgebaut sein?
2. Welche Informationen sollten Sie uns mit Ihrer Adressdatei übermitteln?
3. Wie sieht unser Paketlabel aus?
4. Welche Kosten können bei der Verarbeitung Ihrer Adressdatei entstehen?
5. Was muss ich zu Proforma-Rechnung und Zollinhaltserklärung wissen?

1. Wie muss eine Adressdatei für den Einzelversand aufgebaut sein?

Der Aufbau Ihrer Adressdatei ist für die weitere Verarbeitung sehr wichtig. Für einen reibungslosen Ablauf benötigen wir Ihre Adressdaten in strukturierter Form. Unsere Vorlagen-Datei können Sie ganz unten im Artikel herunterladen. Bitte beachten Sie bei der Erstellung der Adressdatei die folgenden 6 Punkte:

1. Die rot markierten Spalten sind Pflichtfelder und müssen zu jeder Sendung (Zeile) Daten erhalten.
2. Die Spalten "Name 1" bis "Name 3" dienen für Unternehmensnamen und Ansprechpartner. Es stehen pro Feld 35 Zeichen zur Verfügung. Wenn ein Name mehr Zeichen beinhaltet, kann dieser von Ihnen auf die drei Felder aufgeteilt werden. Werden die Daten nicht auf maximal 35 Zeichen begrenzt, wird der Inhalt ab dem Zeichen 36 abgeschnitten und erscheint nicht auf dem Versand-Label.
3. Die Spalten "Straße" und "Hausnummer" können notfalls auch in einer Spalte an uns übergeben werden. Es kann allerdings je nach Versandart sein, dass ein zusätzlicher Bearbeitungsaufwand entsteht.
4. Die Spalten "PLZ" und "Ort" können notfalls auch in einer Spalte an uns übergeben werden. Es kann allerdings je nach Versandart sein, dass ein zusätzlicher Bearbeitungsaufwand entsteht.
   Wichtig: Ein häufiger Fehler entsteht bei Adressdateien in der Spalte PLZ. In Excel ist meist standardmäßig eingestellt, dass Inhalte bestehend aus Zahlen in eine Zahl umgewandelt werden. Das hat zur Folge, dass Postleitzahlen mit einer "0" am Anfang ohne dieser ersten Ziffer gespeichert werden und damit falsch sind. Deklarieren Sie daher die ganze Spalte als "Text" oder deaktivieren Sie die automatische Datenkonvertierung "Führende Nullen entfernen und in eine Zahl umwandeln". Die Postleitzahl muss vollständig sein und es dürfen keine zusätzlichen Zeichen in diesen Zellen enthalten sein.
5. In der Spalte "Land" benötigen wir bei Adressdateien mit internationalen Empfängern den exakten Ländercode "ISO 3166-1 alpha2" (DE, AT, CH etc., alle internationalen Ländercodes). Sind die Ländercodes nicht korrekt enthalten, entsteht ein zusätzlicher Bearbeitungsaufwand.
6. In der Spalte "Vorausverfügung" muss bei internationalen Sendungen geregelt werden, wie mit Sendungen, die nicht zugestellt werden können, verfahren werden soll. Bitte hinterlegen Sie die gewünschte Option für den Fall, dass eine Sendung nicht zugestellt werden kann:
   
   - IMMEDIATE = Das Paket wird zurückgesendet (es entstehen Kosten).
   - ABANDONMENT = Das Paket wird vernichtet.
   
   

2. Welche Informationen sollten Sie uns mit Ihrer Adressdatei übermitteln?

Neben Ihren Adressdaten sollten uns auch Informationen zu den nachfolgenden Punkten mitteilen:

• Wer soll als Absender für Ihre Paketsendungen hinterlegt werden? Standardmäßig sind wir (deVega Medien GmbH, Anwaltinger Str. 10, 86165 Augsburg) als Absender für unsere Sendungen hinterlegt. Gerne können wir aber auch Ihre Kontaktdaten als Absender verwenden. Rücksendungen werden an den hinterlegten Absender zurückgeschickt.
• Soll Ihr Paket mit einem eigenen Lieferschein oder mit einem deVega Lieferschein versendet werden? Sie können uns Ihre personalisierten Lieferscheine gerne als PDF zur Verfügung stellen. Achten Sie dabei bitte auf die gleiche Sortierung Ihrer Adressdaten. Wenn wir die Erstellung Ihrer Lieferscheine übernehmen sollen, sprechen Sie uns gerne an.

3. Wie sieht unser Paketlabel aus?

4. Welche Kosten können bei der Verarbeitung Ihrer Adressdatei entstehen?

Unser Angebot enthält immer eine Pauschale für die Übernahme und Prüfung Ihrer Adressdaten. Wir gehen dabei von einwandfreien Adressdaten (Excel-Datei) aus (siehe Mustervorlage, sowie oben benannte Punkte). Die strikten Anforderungen an die Adressdaten sind von unserem Paketdienstleister (DHL) vorgegeben. 

Sollte eine zusätzliche Bearbeitung Ihrer Adressdaten notwendig werden, berechnen wir nach Aufwand (75,00 €, je Stunde). Selbstverständlich setzen wir Sie darüber in Kenntnis bzw. senden Ihnen eine Übersicht der fehlerhaften Daten zu.

Wenn Sendungen aufgrund von Unzustellbarkeit (falsche Adresse, Empfänger nicht anzutreffen etc.) nicht zugestellt werden können, entstehen Kosten für die Rücksendung. 

5. Was muss ich zu Proforma-Rechnung und Zollinhaltserklärung wissen?

Wir kümmern uns um die Erstellung einer Proforma-Rechnung (für die Länder Schweiz, USA, Serbien, Vereinigtes Königreich und andere) sowie die Erstellung der Zollinhaltserklärung (CN23) in entsprechender Ausführung. 

Bitte denken Sie daran, Ihre Excel-Datei vor dem Versand mit einem Passwort zu schützen.